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第171章（第1页）

3&ldo;人物资料的整理&rdo;注意事项整理人物资料时，应注意八个事项：（1）整理名片按注音或字母顺序为原则；（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份各自归档；（3）整理&ldo;工作别&rdo;名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；（4）登记通讯录时，如果对方是普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；（5）纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；（6）电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；（7）利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；（8）电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。

人际信息整理技巧1是否能够充分运用人际关系，关键在于&ldo;人际信息&rdo;的整理程序卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。长期工作经验的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。当然，这些信息并非完全是他自己的专业信息。在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。这就是&ldo;人际关系的充分运用&rdo;。他常借助他人的特长，以解决工作上的难题。这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。

因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上交际甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广泛的人际关系，只是&ldo;备而不用&rdo;，是不能够开发人际信息这座宝山的。无论交际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？

2通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯录，以备联络之用。为了加强&ldo;人际信息&rdo;的有效处理，卡文先生在通讯录上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而是利用&ldo;活页卡&rdo;的方式，按照abc26个英文字母排列，大小约和名片规格一样。一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码等。

采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数，随时可依顺序排列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。无论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、易处理，是很理想的&ldo;人际信息&rdo;整理法。除此之外，在每一张卡片的最底下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。

提醒各位读者，千万不要使用已装订好的通讯录，因为和活页式通讯录相比较，它具有很多缺点，比如它的容纳量有限，一旦超过容量，就必须再买一本，开支过大；还有其记载格式也有缺陷，一般通讯录的记事栏的空间总是很窄小，而且是一人一行，顶多只留两行的空格。重要资料往往不够使用，再加上它不是活页式的插卡，不能自由取用，而且不能将新的资料按照顺序排列，致使查阅相当不便。

卡文先生所设计的活页插卡，大小和名片一样，将卡片分成四行，第一、二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码，以及传真机号码；第三行记载其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。正如前面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。

若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。

3复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。每年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量，无法一一详细检查，常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡，也会产生同样的错误，更不用说是数千封了。因为没有详细地检查，往往产生差错也不知道。如果能将通讯录作为&ldo;对比&rdo;依据来使用，检查差错就很容易进行了。方法是：首先，将通讯录的姓名部分从a至z全部复印出来，把这张复印本放在手边，当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后，就在复印本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理，他要做的是在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞，并在寄出时，又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况，也会立刻发现。为了使秘书知道哪些人要寄贺卡，哪些人可以不寄，避免再三叮嘱的麻烦，他便在通讯录上画上&ldo;○&rdo;、&ldo;△&rdo;、&ldo;&tis;&rdo;或&ldo;（○）&rdo;等四种记号。每年一定要寄的人打&ldo;○&rdo;；寄了很多年，但都没有回信的以&ldo;△&rdo;表示保留；不用寄的打&ldo;&tis;&rdo;：&ldo;（○）&rdo;则表示对方现因工作或求学居留在国外。对于其称谓，活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓&ldo;先生&rdo;外，如果旁边注明&ldo;医&rdo;即写&ldo;医师&rdo;；写有&ldo;妻&rdo;字，意即连同太太的名字也要写上去，要加上&ldo;夫人&rdo;的称谓；若注明&ldo;全&rdo;，即是&ldo;全家敬启&rdo;的意思。这一类的记号，一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡，都可以委托属下处理，实在是方便又迅速。

卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得受这种&ldo;经常得写这种外交辞令！&rdo;之苦。其实，如果真的要写那种&ldo;外交辞令&rdo;，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少邮资，都一目了然。

4&ldo;人才录&rdo;制作法根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别论其它。为了更有效地利用&ldo;人际网络&rdo;，将其外貌和一些重要记录写在另一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名&ldo;人才录&rdo;主要是因为&ldo;人际信息&rdo;在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把&ldo;人才录&rdo;设计为&ldo;姓名栏&rdo;、&ldo;索引栏&rdo;、&ldo;性别栏&rdo;、&ldo;出生年月栏&rdo;、&ldo;会面栏&rdo;、&ldo;学历栏&rdo;、&ldo;职业栏&rdo;、&ldo;户籍栏&rdo;、&ldo;工作地点栏&rdo;、&ldo;现居住址栏&rdo;、&ldo;家族栏&rdo;、&ldo;备考栏&rdo;等12个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。

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